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Ettlingen, Oktober 2011 – AXA Assistance Deutschland entschied sich für eine Zusammenarbeit mit dem Ettlinger BPM-Experten SoftProject.

Als weltweit agierendes Unternehmen bearbeitet AXA Assistance täglich tausende Schadenfälle. Um die wachsende Anzahl von Aufträgen zu bewältigen und Schadenfälle schneller und effizienter abwickeln zu können, entschied sich AXA Assistance Deutschland für eine Zusammenarbeit mit der SoftProject GmbH. Dabei ist ein neues Abrechnungsportal entstanden, eine Lösung auf Basis der X4 BPM-Technologie, mit der sich nun Aufträge automatisch und damit wesentlich schneller abwickeln lassen.

Ausgangslage und Wahl der richtigen Technologie

Bis vor einiger Zeit wurden Schadenfälle bei AXA Assistance Deutschland manuell abgewickelt, von der Beauftragung des Abschleppunternehmens bis hin zur Rechnungserstellung und -überprüfung. Diese Bearbeitungsweise war naturbedingt fehleranfälliger und weniger effizient.
Nach der Betrachtung mehrerer Lösungsvorschläge fiel die Wahl schließlich auf das Ettlinger Softwarehaus SoftProject. “Ausschlaggebend waren neben dem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis auch das Know-how von SoftProject im Assistance-Umfeld und die Flexibilität der eingesetzten Technologie”, so Diana Kanostrevac, Projektverantwortliche bei AXA Assistance.

Erste Erfolge bereits nach wenigen Monaten

Das gemeinsame Projekt an dem jeweils vier Mitarbeiter aus beiden Unternehmen beteiligt waren, startete im September 2010. Die größte Herausforderung bei der Umsetzung war, die Frontendsysteme an das neu entwickelte Portal anzubinden und alle rechnungsrelevanten Daten der Finanzbuchhaltung bereitzustellen. Dank der guten Kommunikation und Zusammenarbeit beider Teams konnte jedoch bereits nach vier Monaten das erste Release des Abrechnungsportales erfolgreich produktiv gestellt werden.

Automatische Schadenabwicklung über ein Abrechnungsportal

Während Schadenfälle früher nur teilweise automatisiert abgewickelt wurden, erfolgt heute nicht nur die Beauftragung, sondern auch die gesamte Abwicklung über das neu entwickelte Abrechnungsportal. In der Praxis ist der Workflow nun ganz unkompliziert und ohne Medienbruch: Nach der telefonischen Entgegennahme der Kundenanfrage wird – unter Berücksichtigung der vereinbarten Leistungen und des zuständigen Netzwerks – ein geeigneter Pannendienst über das neue Abrechnungsportal beauftragt. Den Auftrag und alle notwendigen Details kann der Pannenhelfer automatisch über das System abrufen. Nach der Leistungserbringung erfasst er die abrechnungsrelevanten Informationen im System. In einer serverseitigen Prüfung werden u. a. Mehrkilometer, eingetragene Services und die Rechnungssumme auf ihre Plausibilität kontrolliert. War die Prüfung erfolgreich, so wird eine Rechnung an das AXA Assistance-Abrechnungssystem gesendet. Bei Abweichungen schlägt das System automatisiert die korrekte Abrechnungssumme vor, falls der Anwender damit nicht einverstanden ist, kann er eine Notiz hinterlassen und wird von einem AXA Assistance Mitarbeiter kontaktiert.

Die Technologie

Dieses Abrechnungsportal ist eine browserbasierte Anwendung, die mit GWT (Google Web Toolkit) umgesetzt wurde und serverseitig ReSTful mit dem X4 Enterprise Service Bus von SoftProject kommuniziert. Dieser bildet die Geschäftslogik ab und integriert die Drittsysteme.

Da bei der Umsetzung unterschiedliche Gebiets- und Distanzrechnungen berücksichtigt werden mussten, entwickelte SoftProject eigens dafür zwei neue X4-Adapter.
Mit dem X4 GoogleMaps-Adapter und dem X4 GeoCalculations-Adapter konnten die komplexen Berechnungen komplett automatisiert und der Zeitaufwand für die AXA Assistance-Mitarbeiter deutlich reduziert werden.

Ergebnisse der Umsetzung

Nach einigen Monaten Produktivbetrieb zeigen sich die Projektbeteiligten beider Unternehmen äußerst zufrieden mit der geschaffenen Lösung. Für die rund 1.000 Anwender des Abrechnungsportales wurde eine komfortable Lösung geschaffen, die mit deutlicher Zeiteinsparung verbunden ist und Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert. Durch die Automatisierung der Prozesse werden monatlich bis zu 6000 Aufträge über die zwei hochspezialisierten Systeme im AXA-Assistance Rechenzentrum geprüft und performant weiterverarbeitet.
Diana Kanostrevac zeigt sich hoch zufrieden mit den Projekt-Ergebnissen: “Die Zusammenarbeit mit SoftProject war für uns ein voller Erfolg und unsere erwarteten Einsparungen wurden mit dem gemeinsamen Projekt sogar übertroffen.”

Zukünftige Zusammenarbeit

In einem nächsten Schritt möchte AXA Assistance Deutschland mit SoftProject den Datenaustausch für seine Abschleppunternehmen weiter vereinfachen und eine Schnittstelle zu der marktführenden Branchenlösung Car&Go von Carry Software anbieten.
Weitere Ideen werden sicherlich folgen.

Mehr Informationen auf www.softproject.de

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